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山东管理学院教学档案管理办法
时间:2015-08-31  作者:admin(管理员)     点击率:
第一章 总 则

第一条 为加强学校教学档案的规范管理,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活 动、教学研究等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等有关法规规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 教学档案是指学校在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的,对 学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

第三条 教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分,是衡量学校教学管理水平的重 要标志,是反映学校教育、教学与改革发展历史进程的主要依据之一。

第四条 各单位要加强对教学档案工作的领导和管理,应逐步做到三纳入四同 步。即将教学档案纳入工作计划和规划,纳入教学管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项教学工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 教学档案建设要遵循真实性、及时性、科学性、方便性、长期性原则,即:教学档案应当具有原始真实性;应及时归档;应当按材料形成过程和内在联系合卷;按查阅和 存放档案方便性合卷和存放;生成与保存应保证长期可阅。

第六条 学校各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的 完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第七条 教学档案实行二级管理,凡需永久性保存的教学档案一律移交学校档案室保存 管理;其他应归档保存的教学管理业务材料由教务处和各二级学院分别归档保存。原则上与学生有关的教学档案保存期为学生毕业后三年。

第八条 教务处和各二级学院要将教学档案管理工作列入年度及日常工作计划。教务处由一名副处长分管教学档案管理工作,各二级学院由分管教学的院长负责教学档案的管理、 监督和检查工作,二级学院应配备专(兼)职档案管理人员,负责材料的收集、归类、装订、 移交及保管工作。教学档案保管要做到完整、准确、系统、规范。各二级学院要设置专用档案资料柜,使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。

第九条 努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

第十条 逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统,统一管理和开发利用。

第十一条 全校各单位和全体师生员工都有保护和利用档案的义务和权利。


第二章 教学档案的归档范围

第十二条 确定的原则

(一)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有长期的参考价值和凭证作用。

(二)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(三)归档的教学文件材料,必须遵循自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

第十三条 归档的主要内容和重点

(一)归档主要内容包括综合管理、专业建设、师资情况、教学工作、招生管理、学籍管理、考试工作、学位与毕业生、教材管理、教学督导、实践教学等方面。

(二)归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

第十四条 不归档的文件材料

(一)上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

(二)上级有关教学的未定稿的文件;

(三)重份文件;

(四)无查考利用价值的事务性临时性文件;

(五)非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件;

(六)校内其它单位发来的文件;

(七)与校外单位交换来的材料; 以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。


第三章 教学文件材料的整理和归档

第十五条 形成和积累

(一)每年新学年开始后,各二级学院、处接受由学校布置下达的积累教学文件材料的任务。

(二)教务处会同档案室向各二级学院发放各种教学文件材料表格、学籍登记表 ( )、 积累用卷宗袋等。

(三)各二级学院档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

(四)档案室随时了解、督促、检查、指导档案员做好文件材料的积累工作。

(五)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

(六)教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件除原稿外,可根据实际情况,酌加副本。

第十六条 整理组卷

(一)坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教务处或各二级学院的档案员负责将积累的文件材料向学校档案室移交归档。

(二)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。 原则上相同内容的文件材料组成一卷以便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成 若干卷,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少的按不同内容分别组卷。

(三)教学文件材料按永久、长期、短期顺序要求分门别类排列。按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

(四) 卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订,破损的文件材料应进行修补完整后归档。

(五)凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

(六)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线侧的下角。

(七)凡教师业务档案中归规定的内容已分别归入其他类档案的,应在卷内目录中注明相应类目的档号。

(八)填写卷内目录及备考表。

(九)填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

第十七条 归档验收

(一)由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷内目录之前。

(二)移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整齐全,排列书写 是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

(三)填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。

(四)教学档案管理文件次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届 学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。


第四章 教学档案的管理
第十八条 学校档案室负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。
第十九条 保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定,作出处理决定。
第二十条 教学档案的补充和修改
(一)教务处、各二级学院可随时将补充收集到的教学档案材料整理后,向学校档案室 补充归档。
(二)凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导及教务处(必要时) 批准,未经批准,不得修改任何文件材料。修改稿经主管领导签字后附在原被修改材料后面存档。

(三)原被修改材料不得撤出。


第五章 教学档案工作岗位责任
第二十三条 教务处的职责
(一)把教学档案管理纳入教学管理的各种规章制度中,注意做到“四同步”,并监督各部门实施。
(二)协助档案室制定和健全有关管理制度,协助做好有关基层单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。
第二十四条 教学管理部门的职责
(一)负责组织教师及有关人员认真执行各项规章制度,保证档案工作各项任务的完成。
(二)指定专人负责教学档案管理工作并提出具体要求,提供教学档案保存的场所、设备等必要条件。 (三)加强与档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证教学档案质量。

第二十五条 档案员的职责
(一)做好本部门教学文件材料的形成和积累工作。
(二)督促有关人员按时上交教学档案材料。
(三)将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理整齐、编目清楚、标题准确、装订整齐,并按质、按量、按时、按综合档案室规定办理移交
(四)做好暂时存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
第二十六条 教研室的职责
(一)负责收集本教研室的各种教学文件、纪录、试卷、论文 ( 设计 ) 等材料,完整填写相应信息,向二级学院档案员移交。
(二)督促本教研室教师向本学院档案员归档移交各种教学业务档案。


说明:《山东管理学院教学档案归档范围及保管期限》详见学校办公室档案科相关文件。






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